Eine übersichtliche, gut strukturierte Organisation erleichtert das Arbeiten und wirkt sich zeit- und kostensparend aus. Die Suche nach benötigten Ordnern, Dokumenten und Daten hingegen ist eine häufige Ursache für das Überschreiten wichtiger Zeitlimits. In jedem Unternehmen ist die Buchhaltung eine zentrale Aufgabe. Mit einer Buchhaltungs-Software kann die Buchhaltung effizienter und in kürzerer Zeit erledigt werden. Da eine Software für die Unternehmensbuchhaltung rechtssicher und datenschutzkonform ist, wird das Fehlerpotenzial einer manuellen Buchhaltung vermieden. Mit einem Softwaresystem können Lieferscheine erstellt, Angebote und Rechnungen geschrieben werden. Es ist möglich, Einnahmen und Ausgaben zu erfassen und die Umsatzsteuervoranmeldungen per Knopfdruck an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Die gespeicherten Daten können zudem zur Berechnung und Erstellung des Jahresabschlusses verwendet werden. Ein Softwareprogramm, das in der Buchhaltung eines kleinen, mittleren oder größeren Unternehmen eingesetzt wird, muss den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) entsprechen.
Außerdem sind die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD) einzuhalten. Diese Regelungen sind vom Buchhaltungssystem ebenfalls zu berücksichtigen. Da eine Software für die Buchhaltung regelmäßig upgedatet wird, kann davon ausgegangen werden, dass alle gesetzlichen Änderungen und Neuerungen im System gespeichert sind. Das Steuerrecht ist ein kompliziertes Werk, das von Laien kaum beherrscht werden kann. Anbieter von Buchhaltungssoftwares gestalten ihre Buchhaltungssysteme in der Regel so einfach, dass diese auch von unerfahrenen Anwender*innen genutzt werden können. Die einzelnen Funktionen und Features sind logisch aufgebaut. Grundsätzlich muss jede Software, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, auch die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU berücksichtigen.
Die Büroorganisation ist ein umfangreiches Projekt, das sich nicht nur auf den Einsatz von Computern und anderen technischen Geräten sowie einer Software beschränkt. Zur Organisation und Verwaltung eines Büros gehören außerdem die Gestaltung der Büroflächen, die Optimierung von Arbeitsprozessen sowie die Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen. Das Hauptelement für produktive Arbeit im Büro ist die Ordnung. An einem unaufgeräumten Schreibtisch kann niemand konzentriert arbeiten. Aus Gründen der Nachhaltigkeit ist das Büromanagement bestrebt, Papiermüll zu reduzieren. Dies bedingt, dass nicht jedes Dokument unbedingt ausgedruckt werden muss. Die elektronische Datenablage, die mittlerweile zum Standard im Büro zählt, ist wesentlich effizienter als die herkömmliche Ablage im Aktenordner. Das Einsparen von Papier reduziert Kosten und ist zudem ein sinnvoller Beitrag zum Umweltschutz.
Im Idealfall befinden sich auf einem Schreibtisch nur der Computer oder Laptop sowie ein Telefon. Die technische Arbeitsplatzgestaltung ist ebenfalls Aufgabe der Büroorganisation. Zwischen der Ausstattung des Arbeitsplatzes und der Effizienz der Arbeitsabläufe besteht ein großer Zusammenhang. Technisch veraltete Geräte, eine langsame oder ungeeignete Software können die Arbeitsprozesse verlangsamen oder einschränken. Dies führt in Konsequenz zu ineffektiven Handeln. Gute Organisation und Arbeitsbedingungen gewährleisten die Erbringung der gewünschten Arbeitsleistung. Für die Unterrichtung und Einweisung der Arbeitnehmer*innen an neuen Geräten und Softwaresystemen ist der Arbeitgeber verantwortlich.
